.:رویال آی تی:.

مقدمه و نحوة تحقيق

بعد از گذشت مدت زمان كوتاه، و حضور تازه در دانشگاه درخواستي از سوي اساتيد محترم مبني بر ارائه تحقيق مطرح گرديد. و با توجه به تازه كار بودن اين گروه نحوة گردآوري تحقيق مشكل بود. اما راهنمايي‌ها ی استاد محترم جناب آقاي دكتر سنايي كه بخش عمدة اين فعاليت گروهي را مرهون زحمات ايشان مي‌دانيم،‌ باعث شد كه مراحل تحقيق آسان‌تر جلوه كند.
اما در مرحله بعدي كه همان جمع‌آوري منابع بود با مشكلات متعددي روبه‌رو شديم كه باز از سوي جناب آقاي دكتر سنائي مرفع گرديد. اما از آنجا كه جمع‌آوري منابع در فرصت كوتاه توسط يك فرد سخت بوده و كاملاً ممكن نبود، اين تحقيق را گروهي به مرحلة اجرا رسانديم. در راه جمع‌آوري منابع گروه كوتاهي نكرده و در اين زمان از اساتيد، مديران و افراد داراي تجربه در راه مديريت نيز بهره جسته و از نظرات آنان در امر سازمان و سازماندهي استفاده برده‌ايم.
مجدداً از استاد گرامي، آقاي دكتر سنائي كمال تشكر را داريم كه گردآوري اين تحقيق را محقق ساختن در آخر نيز از آقاي مهندس ابوالفضل نوفلاح كه در جمع‌آوري منابع و نحوة تهيه و تنظيم اين تحقيق گروه را ياري كردند كمال قدرداني را داريم.

مقدمه

قبل از شروع بحث مورد نظر يعني سازماندهي كمي در مورد نظريه‌هاي مديريت صحبت خواهيم كرد تا با مقدمات مكاتب مديريت آشنا شده و در مورد سازمان و سازماندهي بيشتر صحبت كنيم.

مكتب‌ها و تئوريهاي مديريت

گرچه مديريت به مفهوم كلي آن سابقه‌اي به قدمت زندگي اجتماعي انسان و حتي بيشتر از آن را دارد، اما آنچه كه به نام دانش مديريت براي مديريت سازمانها و مؤسسات، بخصوص مؤسسات انتفاعي تكامل پيدا كرده است، مربوط به اواخر قرن نوزدهم و عمدتاُ قرن بيستم است. تا قبل از قرن بيستم سازمان‌ها در مقياس كوچك و با استفاده از روش‌هاي ساده اداره مي‌شدند و هنوز پيچيدگي امروز را به خود پيدا نكرده بودند؛ در حالي كه امروز مديريت‌ها با مسائل گوناگوني همچون جمعيت فزاينده، ركورد، آگاهي اجتماعي، كمبود منابع بخصوص منابع انرژي، تورم، تأمين رفاه، رقابت و نظاير آن روبرو هستند.
رعايت همة اين مسائل،‌ همراه با بزرگ شدن نسبي سازمان‌ها و پيشرفت تكنولوژي و استفاده از علوم رياضيات، اقتصاد و كامپيوتر پيچيدگي مديريت را بيشتر كرده است.
پيشرفت مديريت تا انقلاب صنعتي، هماهنگ و محسوس نبود. در سال ۱۷۷۶، آدام اسميت (A.Smith) با اطلاعاتي كه از كارخانه سنجاق سازي بدست آورده بود محسنات تقسيم كار را اعلام كرد كه خود گامي در جهت سازمان و سازماندهي و مديريت بود. البته قبل از آدام اسميت نيز در زمينه مديريت، در برخي كشورها روش‌هايي آزمايش شده بود. مثل روشي كه در «كارخانه كشتي سازي ونيز» در ايتاليا در قرن پانزدهم به كار گرفته شد يعني روش «خط زنجير» (Assembly line) كه در آن قطعات براي ساختن كشتي، با نظم پشت سر يكديگر قرار مي‌گرفتند.
در سال ۱۸۳۲ چارلرز بابيچ (Ch.Babich) رياضي‌دان انگليسي و سازندة ماشين حساب مقاله‌اي به نام «دربارة اقتصاد ماشين‌ها و كارخانه» در زمينة توليد نوشت. بابيچ در اين مقاله براي اولين بار موضوع اختلاف در مهارت و نقش آن در تعيين دستمزد و نيز مفاهيمي از مهندسي صنعتي را به بحث گذاشت. به اعتقاد چارلز بيرد (Ch.Bird) نوشته‌هاي بابيچ مبناي كارها و مطالعات تيلور براي تدوين مديريت علمي قرار گرفت.
مطالب و مقالات در مورد مديريت آنقدر زياد بوده است كه هارولدكونت (.H.Koontz) در سال ۱۹۶۱ مقاله‌اي به نام «جنگل تئوري مديريت» نوشت و اظهار داشت كه در اين جنگل اگر نخواهيم گم شويم به راهنما نياز داريم.
آيا هميشه اين درهم ريختگي خواهد بود؟ يا اينكه تكوين و تكامل آنها به پيدايش يك تئوري مديريت واحد منجر خواهد شد؟ آنچه مي‌توان اظهار داشت اين است كه مي‌توان در ميان انبوه كتب و مقالاتي كه در زمينه مديريت و تحقيق عمليات نوشته شده است؛ خطوط، مفاهيم و گرايشات كلي را كه معمولاً به شكل يك مكتب فكري در دانش مديريت عرض اندام كرده‌اند،‌ استخراج و تدوين كرد.
اين گرايشات، در كتب مربوط به مديريت در چند مكتب فكري خلاصه شده است كه تعداد آن مختلف و گاهي تا پنج مكتب را در بر مي‌گيرد. ولي در يك تقسيم بندي روشن و مشخص،‌سه مكتب اساسي را مي‌توان نام برد و تمامي روش‌ها،‌ اصول و گرايشات را در آن‌ها جاي داد كه عبارتند از مكتب كلاسيك يا سنتي، مكتب نئوكلاسيك يا روابط انساني، مكتب نوين مديريت يا مكتب مبتني بر تئوريهاي سيستمها.

مسائل و مشكلات سازمانها به قدري پيچيده و بغرنج شده تنها به كار بردن اصول و رعايت مباني يك علم به خصوص براي حل آنها كافي نبود.ريشه مشكلات اقتصادي يك كشور را بايد در اركان اجتماعي آن و انگيزه در گيريهاي سياسي مالك را بايد در مسايل بين المللي جستجو كرد. نياز به حل مسائل و رفع مشكلات سبب شد كه هر يك از علوم براي توسعه خود از مباني و اصول علوم ديگر كمك بگيرد. در اين ميان مديريت كه به مفهوم جديد، تازه بوجود آمده بود،براي حل مشكلات و مسايل سازمان و بهبود سيستم ها و روش ها،به اندازه قابل ملاحظه اي از علوم ديگر استفاده كرد.
اگر چه علوم انساني توانسته است با شناخت روحيات، صفات و انگيزه هاي انسان در سازمان مديران را در تلفيق و تركيب هدف هاي شناخته شده سازماني با هدف هاي ناشناخته افراد سازمان كمك كند و علم اقتصاد و مباني آن مديران را در تلخيص صحيح و منطقي منابع موجود به احتياجات سازماني ، ياري كرده است ولي رياضيات و علوم فيزيكي بيش از ساير علوم ، مديران را در اتخاذ تصميم صحيح ياري كرده است.
مكتب مديريت كمي ، مبتني بر تئوري ها و مدلهاي رياضي مي باشد. استفاده از تكنيك ها و روشهاي كمي درحل مسايل سازماني نتيجه پيشرفت هايي است كه در جنگ جهاني دوم در اين زمينه بدست آورد. لذا باتوجه به نفوذ مباني علوم گوناگون در حيطه سازمان و امور مديريت ،فصل تازه اي در تئوري سازمان و مديريت بوجود آمد. بطوري كه تئور ي جديد سازمان و مديريت بنام ‹‹ تئوري سيستم ›› معروف شد.
بعدازجنگ جهاني دوم،پيچيدگي وكثرت مسايل ومشكلات سازمانها وتوسعه روزافزون آنهاايجاب مي نمودكه مسايل سازمان هابه صورت چندبعدي وبه عنوان” يك مجموعه” موردمطالعه قرارگيرند.اين مطالعات به پيدايش وتكامل تئوري سيستم هاانجاميد.
نظريه سيستم هادرسال۱۹۴۰به وسيله برتالنفي(زيست شناس آلماني) مطرح شد(برتالنفي مخالف تقليل گرايي بود)پيشرفت وگسترش استفاده ازمدلهاي رياضي وكاربرد كامپيوتربراي پيداكردن بهترين راه حل(بهينه سازي)نيزبه توسعه وپيشرفت تئوري سيستم هاكمك كرد وعلوم سيستمها رابيش ازگذشته درخدمت حل مسائل ومشكلات اجتماعي قرارداد.
نظريه سيستم هابراين اصل استواراست كه
درعمق تمام مسائل يكسري اصل وضابطه موجوداست كه به طورافقي تمام نظام هاي علمي راقطع مي كندورفتارعمومي سيستم هاراكنترل مينمايد.يعني مي توان به يك سري ازاصول وضوابط اوليه دست يافت كه تعريف كننده رفتارعمومي سيستم ها،صرف نظرازنوع آنهاست.اين بدان معنانيست كه يك تئوري بتواندجايگزين تئوري هاي خاص نظام هاي علمي مختلف گردد،بلكه فقط سعي داردبه صورت يك هدايت كننده (مانيتور)عمل نمايد.كوشش براي ديدن كل،اصل ادعايي است كه روش سيستم ها در برخورد با مسائل براي خود قائل است.
علماي مكتب سيستم هاي اجتماعي،سازمان رابه عنوان يك كل درنظرگرفته وبيش از آنكه اجزاي سازمان رامطالعه نمايند،موقعيت روابط متقابل اجزاونقش آنهارابه صورت يك مجموعه درتامين هدفهاي سازمان مورد مطاله قرارميدهد. شايد هيچ يك از تئوريها در جهان دانش مانند نظريه سيستم ها تا اين حد مبهم و پيچيده و داراي موارد استعمال بسيار نبوده است. علل ابهام و پيچيدگي اين است كه در سطوح مختلف استفاده مي شود. قبلاً از متخصصان فني ضمن ملاحظه لوازم و ماشينها به صورت سيستم از اين نظريه در خود كار و اتوماتيك ساختن وسايل فيزيكي و … بهره مي برند.دانشمندان مديريت علمي و روشهاي مقداري از اين نظريه در سطح عمل و سازمان استفاده كرده و شيوه هايي مانند روش ارزشيابي و بررسي برنامه و بودجه و برنامه هايي سيستمي بوجود آور ده اند. جامعه شناسان عوامل شكل دهنده سازمان جامعه را در سطح مجرد در قالب نظريه سيستم،تجزيه و تحليل نموده اند. در اهميت اين نظريه همين بس اكتشافات اخير فضايي بدون استفاده از شيوه هاي مولود نظري سيستمها امكان پذير نبود.
نظريه سيستم ها يك روشي از فكركردن است.به نحوي كه دراين نوع طرزفكر(ازديدفلسفي)بااصول ديگري همراه است كه به صورت مقدمه اي براين تفكراثر مي گذارد.اين اصول عبارتنداز
۱- تعليق عقايدشخصيهركس داراي عقايدي است كه براي شخص محترم است امادرقضاوت براي ديگران بايستي عقايد شخصي رابه حالت تعليق درآوردودرتصميمات آنهارادخالت ندهد
۲- قبول محدوديت فكري وتصوريبراي پيشرفت كارهادرسازمان فقط يك راه حل وجود ندارد و قبول يك اصل و روش موجب جمود فكري مي شود.
۳- تجسم شي به صورت كلپذيرش دومورد فوق،مقدماتي هستند كه به فردفرصت مي دهد تا حتي المقدور پديده ها را به صورت كل ببيند.

بر جسته ترين هدف مديران در ديدگاه سيستمي

۱- شناخت و پيش بيني متغييرهاي محيطي
۲- دستيابي به استراژي هاي مناسب براي رويارويي با آنها
متغيرهاي محيطي چند نوع است؟
۱- باز دارند.
۲- پيش برند.
۳- تركيبي
بديهي است كه تاثير اين نيروها بر هر سازمان به عوامل ويژه آن سازمان مانند نوع كار و وظيفه ،تكنولژي ،نيروي انساني ،بازار، اندازه سازمان، فرهنگ سازماني و شيوه هاي رهبري و تصميم گيري بستگي پيدا مي كند و در هر مورد از شدت وحدت متفاوتي برخوردار خواهد بود .
از ويژگيهاي ديدگاه سيستمي اين است كه اگر سازمان بخواهد در محيط خود به حيات خويش ادامه دهد بايد با تغييرا ت و شرايط محيط هماهنگ شود . بنابراين سازمان و محيط همچنان كه در شكل مي بينيد ، نسبت به يكديگر داراي وابستگي متقابل بوده .
داده هاي محيط = ستاده هاي سازمان
داده هاي سازمان = ستاده ها از محيط
بنابراين
آنچه در كشور ما اتفاق مي افتد در تحليل هاي سازماني از شيوه هاي ابتدايي براي درك گونه ها و سطوح متعالي استفاده مي شود . اگر مديران ما به جاي جزء نگري و تفكر خطي به تفكر سيستمي روي آورند . مي توانند ابعاد مختلف يك موضوع و ارتباط آن با موضوعات ديگر و تأثير آنها بر هم ، تعاملات دروني و بروني را مورد توجه قرار دهند و تصميم هاي بهتري اتخاذ نمايند .
در تفكر خطي و در قاموس كساني كه به آن باور دارند و بر اساس آن عمل مي كنند و قتي مسئله اي وجود دارد ، آن مسئله «علتي» يگانه دارد . مسئله نيازمند حل خاص و منفردي است . راه حل مي تواند تماماً بر حسب چگونگي تأثيرش بر مسئله ارزيابي شود . تمام پيش بيني ها تنها در راستاي حل مسئله صورت مي گيرد . مسئله فقط در چار چوب نكات قابل پيش بيني (سطح اول بولدينگ يعني مساحت يا چارچوب) مورد توجه است . راه حل پايدار خواهد ماند .
ولي در تفكر سيستمي وقتي مسئله اي وجود دارد آن مسئله در قالب يك «موقعيت» مطرح است . مسئله نيازمند چند راه حل است . حل مسئله تأثيراتي به جزء آنچه براي آن مسئله مورد نظر است . همراه خواهد داشت . سعي در پيش بيني اثرات جانبي حل مسئله امر ضروري است . (مثل اشتغال كه با دام زود بازده صورت گرفت و نتايجي از قبيل تورم و … ايجاد نمود) حل مسئله مي تواند از طريق تشخيص و سنجش آميخته اي از نتايج پيش بيني شده و نشده مورد ارزيابي قرار گيرد . لذا پس از دگرگوني وضعيت (موقعيت) راه حل پايدار نخواهد ماند . مثل بحث سهميه بندي موقت و تا چه موقع مي توان به آن پايبند بود).
دنياي ما دنياي نظام منديهاست . هيچ امري را نمي توان مستقل از متغيرهاي پيراموني آنها كه مي تواند نهان يا آشكار شود ، فرض كرد . بنابراين براي موفقيت بايد تفكرات را در يك چارچوب نظامند بررسي كرد . سازمانها نيز از اين امر جدا نيستند . ضمن اينكه اگر سازمانها مي خواهند در بلند مدت نيز موفقيت داشته باشند و اين موفقيت تضمين شود ، بايد به سمت سازمانهاي ياد گيرنده حركت كنند (تفكر سپتاپك و سازمانهاي ياد گيرنده داراي ارتباط تنگاتنگي هستند.)
محيط يك سازمان به منزله فضاي تنفسي آن سازمان است و از آنجا كه سازمان در محيط محاط شده است و تأثير محيط بر سازمان بيشتر از حالت عكس آن (تأثيرات سازمان بر محيط) است . به عبارت ديگر محيط براي يك سازمان به منزله اقليم جغرافيايي براي گونه هاي گياهي مختلف است . مثلاً در نقاط سردسير اگر كسي به فكر درخت كاري است قبل از هر چيز بايد گونه هاي درختان سردسيري را انتخاب كند . علاوه بر آن فرهنگ سازماني بنگاهها مثل خاك محل كاشت نهال است كه براي هر مزرعه خاك تعريف شده ، بايد گياه مناسب آن انتخاب شود و يا قبل از كاشت به اصلاح خاك يا بذر پرداخته شود و اين همان چيزي است كه در مديريت فناوري ، بوي كردن ناميده شده است .
فاجعه كارخانه بوپال هند (union carbide )
كوشش در جهت تغيير افراد تكنولژي ساختار و يا بعد هاي ديگر سازمان به صورت ‹‹ انتزاعي ›› گام برداشتن به سوي شكست و ايجاد يك شكل اساسي است. هر چند كه در كارخانه برپال تغييرهايي در هر سه زمينه (۱- ساختار ۲- تكنولژي ۳- افراد ) تا حدي انجام گرفته بود ولي دشواري اساسي اين بود كه اين تغييرها با يكديگر هماهنگ نشده بود. به عبارت ديگر از ‹‹ ديد سيستمي ›› موضوع يكپارچه سازي سيستم و تغييرهاي آن كلاً ناديده گرفته شده بود كه در نتيجه صفحه را براي يكي از ترسناك ترين فاجعه هاي صنعتي آماده كرد.

فهرست مطالب

مقدمه و نحوة تحقيق    ۱
مقدمه    ۲
مكتب‌ها و تئوريهاي مديريت    ۲
بر جسته ترين هدف مديران در ديدگاه سيستمي    ۶
فاجعه صنعتي    ۹
مكتب كلاسيك    ۱۰
نئوكلاسيك و نوع دوستي صنعتي    ۱۱
مكتب نوين مديريت يا مكتب مبني بر تئوريهاي سيستمها    ۱۲
«سازمان و سازماندهي»    ۱۳
تعريف سازمان از ديدگاه‌هاي مختلف    ۱۴
«سازمان رسمي و سازمان غير رسمي»    ۱۶
سازمان رسمي    ۱۶
سازمان غير رسمي    ۱۷
خصوصيات سازمانهاي غير رسمي    ۱۸
«تركيب سازمان رسمي»    ۱۹
مناطق مديريت (Management Zones)    ۲۰
«تثبيت سازمان»    ۲۲
بوروكراسي (Bureaucracy)    ۲۲
ماركسيسم و بوروكراسي    ۲۴
ماكس و بروبوروكراسي (Max weber)    ۲۵
«سازماندهي Organization»    ۲۶
«نمودارهاي سازماني»    ۲۷
«تقسيم كار و طبقه‌بندي وظائف در تشكيل سازمان»    ۲۹
انواع سازماندهي    ۳۰
– طبقه‌بندي بر حسب زمان (D.by Time)    ۳۱
– طبقه‌بندي برحسب وظيفة مؤسسه (D.by Enterprise Function)    ۳۲
– طبقه‌بندي بر حسب ناحيه يا منطقه جغرافيايي (D.by Teritory or Geography)    ۳۳
– ساخت سازماني ماتريسي و پروژه‌اي (Matrix and project organization)    ۳۳
«صف و ستاد» «Line and staff»    ۳۵
– صف وظايف آن    ۳۵
– ستاد و وظايف آن    ۳۶
– انواع سازمانهاي صف و ستاد    ۳۷
– انواع ستاد    ۳۸
روابط صف و ستاد    ۴۲
بهبود روابط صف و ستاد    ۴۳
«تفويض اختيار و عدم تمركز»    ۴۳
– نظريه‌هاي كلاسيك اختيار    ۴۳
-نظریه چستر بارنارد « Chester Barnard»     ۴۴
قانون موقعيت (Low of the Situation)    ۴۶
«تفويض اختيار»    ۴۷
– محاسن تفويض اختيار    ۴۸
تعریف مدیریت    ۵۰
تعریف سازمان    ۵۰
وظایف مدیر در مدیریت    ۵۱
تقسیم وظایف    ۵۲
حیطه مدیریت    ۵۳
ارتباطات    ۵۳
تعریف بمف    ۵۴
تعریف فرایند    ۵۴
شناخت زنجیره فرایند    ۵۵
تمرکز روی نیازهای فرایند    ۵۵
مدل اتابا در بمف    ۵۵
انتخاب    ۵۶
تجزیه و تحلیل    ۵۷
انواع اندازه گیری ها    ۵۸
اندازه گیری    ۵۸
بهبود    ۵۹
ارزیابی    ۶۰
ارتباطات چگونه سازمان را فعال مي كنند؟    ۶۱
منظور از فرآيند ارتباطات چيست؟    ۶۲
روش هاي ارتباطات    ۶۳
ارتباطات گفتاري     ۶۳
ارتباطات نوشتاري     ۶۵
ارتباط گفتاري     ۶۶
ارتباط دیداري     ۶۸
۷ مرحله براي کنار آمدن با افراد مشکل ساز    ۷۲
فهرست منابع و مأخذ    ۷۵